Kooperatifler, Türk Ticaret Kanunu’nda (TTK) ticaret şirketleri arasında sayılmaktadır. Bu nedenle tacir olarak kabul edilirler ve tacirlere yüklenen defter tutma yükümlülüğü, kooperatifler için de geçerlidir. Kooperatifler tarafından tutulacak bu defterlerin, kooperatifin ticari işlemleri, mali durumu, borç ve alacak ilişkileri ile hesap dönemi boyunca elde edilen sonuçları açık ve anlaşılır bir şekilde yansıtmalıdır.
Kooperatiflerce Tutulması Zorunlu Ticari Defterler
Kooperatiflerin tutmakla yükümlü olduğu ticari defterler aşağıda sıralanmıştır:
Yevmiye Defteri
Defteri Kebir (Büyük Defter)
Envanter Defteri
Pay (Ortaklar) Defteri
Yönetim Kurulu Karar Defteri
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Bu defterlerden ilk üçü, kooperatifin muhasebesiyle ilgili olan ve varlıklarının, borçlarının, gelir ve giderlerinin izlendiği ticari defterlerdir. Bu defterlere yapılacak kayıtların eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli bir şekilde tutulması zorunludur.
Bununla birlikte, Pay (Ortaklar) Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri ile Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri, kooperatifin muhasebesiyle doğrudan ilişkili olmayan ancak ticari nitelikteki defterler arasında yer almaktadır.
Ortaklar Defteri, kooperatife ortak olan kişilerin kimlik bilgileri ile pay durumlarının kaydedildiği defterdir.
Yönetim Kurulu Karar Defteri, kooperatifin yönetimine ilişkin alınan kararların kaydedildiği defterdir.
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri ise genel kurul toplantılarında görüşülen konular ile alınan kararların yazıldığı defterdir.
Dolayısıyla, her üç defter de Türk Ticaret Kanunu uyarınca ticari defterdir.
Fiziki Ortamda Tutulacak Defterlerin Açılış ve Kapanış Onayları
Kooperatifler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır.
Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
Yevmiye defteri, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere ibraz edilerek kapanış tasdiki yaptırılması zorunludur. Bu bağlamda, hesap dönemi takvim yılı olan kooperatiflerde, yevmiye defterinin kapanış tasdik işlemi için son tarih 30 Haziran olup, bu tarihe kadar ilgili defterin notere sunulması gerekmektedir.
Yönetim kurulu karar defterinin, izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar notere ibraz edilip kapanış tasdikinin yaptırılması zorunludur. Bu çerçevede, hesap dönemi takvim yılı olan kooperatiflerde, yönetim kurulu karar defterinin en geç 31 Ocak tarihine kadar noter tarafından kapanış tasdiki işleminin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açılış/Kapanış Tasdikine Tabi Defterler
| Defter Türü | Açılış Onayı | Kapanış Onayı |
|---|---|---|
| Yevmiye Defteri | Var | Var |
| Defteri Kebir | Var | Yok |
| Envanter Defteri | Var | Yok |
| Pay (Ortaklar) Defteri | Var | Yok |
| Yönetim Kurulu Karar Defteri | Var | Var |
| Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri | Var | Yok |
Kooperatiflerde e-Defter Zorunluluğu ve İstisnalar
Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1) uyarınca, kooperatiflerin 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren (bu tarih dâhil) yevmiye defteri ile büyük defteri (defteri kebir) elektronik ortamda, yani e-Defter olarak tutmaları zorunlu hale getirilmiştir. Söz konusu defterlerin e-defter yerine kağıt ortamında tutulması imkanı bulunmamaktadır. Envanter defterinin e-Defter olarak tutulması konusunda bir zorunluluk getirilmemiş isteğe bırakılmıştır.
Bununla birlikte, Elektronik Defter Genel Tebliğinde daha sonra yapılan değişiklikle, kurumlar vergisinden muaf olan kooperatifler açısından e-Defter tutma zorunluluğu kaldırılmıştır.
Son Söz: Cezalardan Kaçınmak İçin Dikkat!
Fiziki ortamda yevmiye defteri tutmaya devam eden kooperatiflerin, 30 Haziran tarihine kadar kapanış onaylarını noterden yaptırmaları zorunludur. Bu tarihin atlanması halinde yükümlülüklerini yerine getirmeyenlere TTK kapsamında idari para cezası uygulanacaktır.
Bu nedenle, kooperatif yöneticilerinin fiziki olarak kâğıt ortamında tutulması gereken defterler konusunda özenli ve dikkatli hareket etmeleri büyük önem taşımaktadır.
0 Yorum